ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Direction DIRECTION APPUI RESSOURCES TRANSVERSALES AUX SOLIDARITES
Service DIRECTION APPUI RESSOURCES TRANSVERSALES AUX SOLIDARITES
Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Filière Filière administrative
Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux ; Rédacteurs Territoriaux
Catégorie B ; C
Groupe RIFSEEP B3 ; C1
NBI Non
Ségur Non
Prise de poste souhaitée Dès que possible
Date limite de candidature 03/01/2024
Résidence administrative MACON
Contact RH 03 85 39 78 73
Contact du Service Sidonie JIQUEL 03 85 39 56 08

logo-officiel-dpt-71.png Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le  déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans   l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

La Direction générale adjointe aux Solidarités du Département de Saône-et-Loire comporte 7 directions, dont une direction transversale, la Direction Appui Ressources Transversales aux Solidarités (DARTAS).

Cette direction a vocation à venir en appui aux directions sectorielles et territoriales. Elle comprend 60 agents, répartis en 4 services : service finances, service numérique, service action sociale et service établissements et services sociaux et médico-sociaux. 

L’ assistant de direction est chargé de faciliter le travail administratif de la direction et des 4 chefs de service.

Il travaille en binôme avec l’assistante de la Directrice générale adjointe aux Solidarités.

Une bonne connaissance des circuits de décision de la collectivité devra donc être maitrisée, de même qu’une capacité à organiser le travail et à faire du lien entre les collègues.

 

Missions

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice appui ressources transversales aux solidarités, vous aurez pour missions :

  • Accueil téléphonique, physique, réponse de premier niveau, orientation des demandes
  • Traitement et enregistrement du courrier, des mails dans le logiciel Kolok
  • Rédaction et mise en forme de notes, courriers et documents administratifs divers
  • Gestion des moyens matériels (fournitures de bureau, consommables informatiques…)
  • Gestion des échéances : demandes du Cabinet, des élus, de la Direction générale, de la Direction
  • Suivi de l’agenda et alerte
  • Organisation de réunions
  • Suivi et saisie des rapports, délibérations et notifications
  • Suivi de l’activité de la Direction : circulation des parapheurs, veille du respect des consignes, des circuits de documents, des procédures, de la charte graphique…
  • Soutien aux services et chargés de mission de la Direction
  • Suivi des demandes d’intervention sur des dossiers individuels de la Préfecture

Profil recherché

  • Formation et/ou expérience souhaitée d’assistant de direction
  • Connaissance des circuits et procédures de la collectivité
  • Appréhension du caractère d’urgence des informations
  • Discrétion, rigueur
  • Capacités de communication, réactivité et sens du travail en équipe
  • Connaissances rédactionnelles et esprit de synthèse
  • Connaissance souhaitée des logiciels métier POS ACTES, Kolok et outils bureautiques Word et Excel
  • Qualités relationnelles
  • Disponibilité

 

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

La personne recrutée aura vocation à travailler en binôme avec l'assistante de direction de la Directrice Générale Adjointe aux solidarités pour assurer la continuité de service. Une suppléance entre les 2 agents sera notamment demandée sur la gestion des rapports à l'assemblée départementale, des courriers, de l'agenda et de la constitution des dossiers du jour et de l'accueil physique et téléphonique.

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