AGENT D'ACCUEIL H/F

Direction DPMG
Service DPMG SERVICE EQUIPEMENTS ET LOGISTIQUE
Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Filière Filière administrative
Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux
Grade Adjt adm ; Adjt adm Pal 1Cl ; Adjt adm Pal 2Cl
Catégorie C
Groupe RIFSEEP C2
NBI Oui
Ségur Non
Nombre de points 10
Prise de poste souhaitée 01/05/2024
Date limite de candidature 21/03/2024
Résidence administrative MACON
Contact RH 0385397650
Numéro de poste SIRH 5625
Contact du Service BAUDIER Corinne 07 86 46 89 71

logo-officiel-dpt-71.png Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le  déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans   l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

Découvrez notre Collectivité

Contexte

La Direction du Patrimoine et des Moyens Généraux gère près de 500 000 m² de surfaces de bâtiments, sur environ 250 sites répartis sur tout le territoire : collèges, bureaux, musées, gendarmeries, centres de santé, centres d’exploitation. Elle assure également la gestion des moyens généraux des 2300 agents de la collectivité, dont la flotte véhicule qui s’élève à 600 véhicules dont 400 VL.

Le budget de la Direction s’élève à près de 40 millions d’euros.

Comprenant une centaine d’agents, elle est constituée de 5 services qui assurent les missions liées à la gestion du patrimoine et des moyens généraux : service véhicules et matériels routier, service équipements et logistique, service stratégie patrimoniale et architecture, service expertise exploitation et énergie, service gestion du patrimoine.

Le service équipement et logistique est chargé d’assurer la gestion de la relation à l'usager (accueil et standard, gestion du courrier), de répondre aux besoins des services en matière de matériels, fournitures et services), et de leur assurer un support pour leurs besoins logistiques et de manifestations organisées par la collectivité (unité atelier/ régie technique).

Missions

Sous l’autorité hiérarchique directe de la cheffe de service équipements et logistique, et dans une optique permanente d'amélioration continue de la relation du Département à l'usager, l’agent d’accueil physique et téléphonique aura pour missions :

L'accueil physique des différents publics (internes et externes) usagers des services du Département sur les sites de l’espace Duhesme et de Lingendes (organisation en fonction des besoins) 

Ø  Accueillir le public avec amabilité,

Ø  Orienter vers les personnes et services compétents,

Ø  Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.

L'accueil téléphonique

Ø  Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

Ø  Donner une juste information et si besoin complémentaire, orienter l’usager vers les services et les organismes compétents,

Ø  Mettre en relation les correspondants,

Ø  Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.

La Gestion de la Relation Usagers (GRU) et suivi administratif

Ø  Suivre et orienter les demandes adressées à la direction via l’outil de gestion GLPI,

Ø  Suivre et orienter les demandes dématérialisées (boites mail, formulaire de demande en ligne…),

Ø  Elaboration et/ou suivi de tableaux de bord supports à la GRU,

Ø  Appui administratif ponctuel aux tâches du service équipement logistique,

Ø  Diffuser ponctuellement par voie dématérialisée des informations et consignes d’ordre général au sein des services.

 

Profil recherché

Compétences

                         Accessible avec une expérience professionnelle dans le secteur de l’accueil de publics,

                         Bonne maitrise de l’outil informatique nécessaire (bureautique, standard téléphonique) et capacité à s’approprier l’utilisation d’applications plus spécifiques (GLPI, kolok…),

                         Bonnes connaissances de l’institution et de ses différentes missions,

                         Permis B.

Qualités

                         Avoir le sens du contact, faire preuve d’amabilité, de bienveillance, d’écoute et d’une grande discrétion,

                         Savoir ajuster son comportement et sa communication en fonction de la situation ou de l’interlocuteur,

                         Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux,

                         Avoir l’esprit d’équipe et faire preuve de disponibilité et d’une bonne capacité d’adaptation,

                         Être autonome et réactif.

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

             Contact avec un public susceptible de faire preuve d’impatience

             Missions qui peuvent connaitre des pics d’activité ponctuelle

             Poste nécessitant des déplacements sur l’un ou l’autre des 2 sites d’accueil de Mâcon

             Horaire d’accueil et de standard sur des plages fixes mais variables suivant les sites

Moyens mis à disposition

 

Accès au pool de véhicules

Poste informatique et téléphonique

Logiciel Alcatel

Organigramme de la collectivité

Annuaire interne

·  Accès à la formation

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