ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Direction DAPAPH
Service DIRECTION DE L'AUTONOMIE DES PERSONNES AGEES ET DES PERSONNES HANDICAPEES
Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
Filière Filière administrative
Cadre d'emploi Rédacteurs Territoriaux
Catégorie B
Groupe RIFSEEP B3
NBI Oui
Ségur Non
Nombre de points 10
Prise de poste souhaitée 01/07/2024
Date des entretiens 03/07/2024
Date limite de candidature 14/06/2024
Résidence administrative Mâcon
Contact RH 0385397057
Contact du Service Camille PATINAUD ou Nicolas ROTIVAL

logo-officiel-dpt-71.png Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le  déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans   l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

Au sein de la Direction générale adjointe aux Solidarités, la Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées pilote la politique départementale en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap.

Au-delà de missions consistant à animer et mettre en œuvre des prestations individuelles, elle déploie des projets transversaux au service d’une stratégie globale en direction des publics âgés et en situation de handicap. 

La Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées est composée de 5 services, de la Maison départementales des personnes handicapées et d’une cellule d’appui qui regroupe, notamment :

-          1 assistante de direction

-          4 assistantes administratives

Missions

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur, l’assistante de direction assiste au quotidien la direction dans l’organisation de ses activités, porte d’entrée dans le traitement et la transmission des informations externes et internes auprès du Directeur et de la Directrice adjointe de l’autonomie, vous aurez pour missions de garantir le bon fonctionnement de la direction au travers des missions suivantes :

Accueil téléphonique

-        Orientation des demandes vers les services compétents et prise des messages

 Gestion du courrier et des parapheurs

-        Courrier arrivé : tri et orientation vers les différents services 

-        Courrier sortant : relecture, charte graphique, suivi signature.

-        Courriers signalés et demandes cabinet : enregistrement, traitement et suivi.

-        Documentation : circuit de diffusion, classement

Messagerie de la direction

-        Messages arrivés : orientation, traitement, suivi, classement.

-        Calendrier : gestion de l’agenda commun ;

-        Contacts : organisation et mise à jour.

Organisation des réunions – prise de rendez-vous - déplacements

-        Organisation du planning du directeur et de la directrice adjointe ;

-        Réunions : organisation logistique, préparation des dossiers.

-        Comité de direction : ordre du jour, suivi de décision.

Rapports présentés en Commission permanente et en Assemblée départementale

-        Recensement des ordres du jour, validation dans le logiciel métier POSACTE, suivi global du circuit, des échéances, des délibérations et des conventions ;

Ressources humaines

-        Référent congés,

-        Appui à la Directrice adjointe en charge des RH, suivi et classement des dossiers des personnels ;

Logistique

-        Fournitures (centralisation des besoins des services, gestion du stock) ;

-        Référent Patrimoine (Gimaweb).

Profil recherché

-          Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence…) ;

-          Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction ;

-          Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;

-          Maitrise orale et écrite de la langue française ;

-          Capacité à évaluer l’urgence d’une demande ;

-          Rédaction de supports de communication interne (rapport, compte-rendu, note...) ;

-          Autonomie, réactivité, anticipation ;

-          Discrétion et respect de la confidentialité ;

-          Rigueur, sens de l’organisation ;

-          Diplomatie ;

-          Sens du relationnel et du travail en équipe ;

-          Force de proposition

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

-          Disponibilité

-          Présence de 8h30 à 17h30 (hors pause méridienne)

Moyens mis à disposition

Moyens mis à disposition

-          PC et outils bureautiques ;

-          Accès au pool de véhicules de service (en cas de déplacements)

 

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