CHEF DU SERVICE EVÈNEMENTS, PROTOCOLE ET VISIBILITÉ H/F

Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

Rattaché à la direction de la communication, le chef du service Événements, protocole et visibilité encadre une équipe de 8 agents. Ce poste combine management d’équipes, coordination transversale, expertise événementielle et exigence protocolaire.

Missions

1. Conception et pilotage des événements institutionnels

Définir les concepts d’événements : objectifs, formats, contenus, animations, choix des lieux et des dates,
Superviser la gestion des invités : mise à jour des fichiers et contacts, envois, suivi, accueil,
Gérer le budget événementiel : élaboration, suivi, exécution, passation des marchés et commandes publiques,
Sécuriser les aspects administratifs et juridiques (arrêtés, coordination avec les services de sécurité, préfecture…),
Garantir la coordination technique et logistique : repérages, plannings, encadrement des équipes et prestataires, gestion des imprévus,
Animer les événements lorsque nécessaire (prise de parole au micro, gestion du déroulé, coordination des temps forts…),
Assurer le suivi post-événementiel : reporting, analyse…

2. Coordination de l’activité du service

Encadrer, accompagner et animer l’équipe dans une logique de transversalité et de complémentarité,
Organiser la répartition des missions et des projets selon les priorités politiques et les calendriers,
Superviser la gestion des stocks de matériel, de supports visuels et de goodies, en anticipant les besoins,
Assurer la tenue d’un planning précis des événements intégrant les temps de montage et de démontage, afin d’optimiser l’organisation du service et la mobilisation des équipes.

3. Élaboration du calendrier événementiel départemental

Proposer un planning annuel structuré des événements à valider par l’exécutif,
S’assurer de la bonne transmission de l’information et de la coordination avec les directions concernées,
Garantir une vision d’ensemble et une fluidité dans l’organisation logistique, humaine et protocolaire.

Profil recherché

Expérience confirmée dans l’organisation d’événements institutionnels,
Compétences avérées en management d’équipe et en gestion de projets complexes,
Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, aisance relationnelle,
Connaissance des marchés publics, des règles protocolaires et des enjeux de communication publique,
Capacités rédactionnelles et à prendre la parole en public.

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

Forte disponibilité en soirée et les week-ends lors des événements
Permis B requis (déplacements fréquents dans le territoire)