AGENT D'APPUI A L'ORGANISATION DES EVENEMENTS H/F

Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

Le nouveau mandat politique 2021-2028 du Département a démarré dans un contexte d’une ambition politique renouvelée et d’une attractivité accrue du territoire.

Afin de promouvoir le Département sur l’ensemble de son territoire et même souvent au-delà, la collectivité organise de nombreux événements tout au long de l’année qui nécessitent une importante organisation, mobilisant à la fois l’Atelier de la Direction du Patrimoine et des moyens généraux, et la Cellule Protocole.

Missions

Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de l’unité atelier de la Direction du Patrimoine et des moyens généraux, et en lien fonctionnel étroit avec la cellule Protocole, l’agent aura pour missions l’appui à l’organisation des événements :

En amont des événements :

Appuyer la cellule Protocole dans la préparation, l’envoi et le suivi des réponses aux invitations (tenue d’un tableau des réponses positives et négatives, information du Protocole et de la Direction générale sur l’état des présences, relances téléphoniques si nécessaire,…),
Participer aux différentes tâches administratives simples liées à l’organisation des opérations événementielles (demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks…),
Repérer les lieux des événements à des fins de reconnaissance pour les installations,
Etre très à l’avance le jour J afin de procéder à l’installation du matériel,
Participer au chargement et au déchargement des denrées en amont et à l’issue de chaque événement,
Dressage des tables ou mange-debout.

Pendant l’événement, assurer des fonctions d’accueil et de service :

Accueillir courtoisement les convives lors des différentes manifestations organisées par le Département,
Mener les opérations de service, que ce soit à table ou en buffet, dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire.

En aval des événements :

Participer au nettoyage des équipements (tables, chaises etc) et à leur rangement à l’issue des événements,
Tenir à jour un carnet d’adresse de fournisseurs / prestataires possiblement mobilisables pour les prochains événements, sur tous les territoires du département, dans une logique d’anticipation et d’approvisionnement local et de qualité.

Profil recherché

Savoir-être :

Amabilité, courtoisie, diplomatie,
Adaptabilité et réactivité,
Goût de l’action et sens du service,
Disponibilité.

Compétences :
• Accessible avec une expérience professionnelle dans les mêmes secteurs sans diplôme particulier,
• Maitrise des outils bureautiques (word, excel),
• Permis B exigé.

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

Métier avec station debout et port partagé de charge,
Activité en horaires décalés et/ou fractionnés, le week-end, jours fériés, en soirée et soumise à des pics d'activité ouvrant droit à heures supplémentaires.

Moyens mis à disposition

Moyens mis à disposition :
● Véhicule de service pour les déplacements,
● Téléphone portable et poste informatique,
● Chariots,
● Petits équipements et fournitures liés à l’événementiel (ex : cafetière grand format, etc…).